13 consejos para redactar correos electrónicos realmente buenos

Consejos para crear correos electrónicos realmente buenos

Cada día recibes y envías una gran cantidad de correos electrónicos. Prueba a abrir tu gestor de correo y busca cuántos emails has recibido o enviado. Yo tengo aproximadamente 80.000 en mi cuenta de Gmail, y he eliminado una gran cantidad, muchas veces, por falta de espacio. Siento decirte que el 90% de esos emails estaban mal redactados, no eran claros en su objetivo o te hacían perder el tiempo. Estamos hablando de 72.000 correos electrónicos que se podían mejorar. A partir de ahora eso no ocurrirá con tus emails. Te voy a dar los 13 consejos para redactar correos electrónicos perfectos.

1. Sé breve

Ni tú, ni tu jefe, ni tus compañeros, ni tus clientes tenéis tiempo que perder. Así que la regla número uno será siempre la brevedad. Cuando redactes un email hazte esta pregunta ¿cómo podría hacerlo más breve? No te preocupes si no sabes la respuesta. Tienes las claves para ir directo al grano en los siguientes consejos.

Cómo hacer emails breves

2. Utiliza frases cortas

Las frases muy largas son difíciles de entender. El lector se pierde cuando usamos muchas conjunciones. He visto párrafos enteros sin un punto o una coma. Revisa tu correo, seguro que tienes muchos párrafos como estos. Cuando llegas al final de la frase ya no sabes bien de qué han empezado hablando. Un ejemplo para que quede más claro (extraído de un email real):

Os adjuntamos el plan de vuestra marca del mes de Febrero que hemos preparado en base al reparto de inversión mensual que os recomendábamos desde la agencia y que visteis reflejado en el óptico de la marca. Comentaros que en base a este plan, en febrero se activaría una línea de Programática, pero las creatividades que tenemos son las del año pasado, es decir, que no tenemos las creatividades con el logo actualizado. ¿Cómo procedemos con esto?

Lo acortamos manteniendo el mismo sentido:

Os adjuntamos el plan de febrero en base a la inversión que recomendamos. En este mes activaremos una línea de programática, pero no tenemos las creatividades con el logo actualizado. ¿Cómo procedemos?

Un correo electrónico mucho más conciso, simplemente reduciendo la longitud de las frases. Debes elegir con cuidado qué palabras eliminar, para mantener el sentido. Es fácil si sabes cuáles eliminar.

3. Elimina todas las palabras innecesarias.

Si la frase se entiende igual sin esa palabra, es innecesaria. Por favor, construye la frase completa y conjuga los verbos o añade las proposiciones correctas. No es un telegrama. Pero su lectura debería ser casi tan rápida. Volvamos al ejemplo anterior y añadamos notas para entender cómo puedes recortar:

Os adjuntamos el plan de vuestra marca (solo es necesario especificar el nombre si trabajan varias de nuestras marcas) del mes de Febrero que hemos preparado (es evidente, sobra) en base (no aporta significado) al reparto de inversión mensual que os recomendábamos desde la agencia (me estás enviado el email, tengo claro de quién es la recomendación) y que visteis reflejado en el óptico de la marca (ya se ha dicho que el plan lleva la recomendación, se repite). Comentaros que en base a este plan, (innecesario) en febrero se activaría una línea de Programática, pero las creatividades que tenemos son las del año pasado, es decir, que no tenemos las creatividades con el logo actualizado (por defecto, todo lo que va tras “es decir” se elimina, hazlo más claro antes y no repitas). ¿Cómo procedemos con esto?

Ahora ve a tu correo y busca algún párrafo largo que hayas enviado. Seguro que tienes algún “por lo tanto”, “tal y como hemos comentado anteriormente”, “es decir”, u otras conjunciones innecesarias similares.

Recortar palabras es genial para redactar mejores correos electrónicos, pero es todavía mejor cambiar largos párrafos por listas. Veamos cómo hacerlo.

Las palabras que no aportan sentido son innecesarias

4. Haz listas para expresar mejor varias ideas.

Las listas ayudan a evitar la pereza que se genera en nosotros al ver un e-mail con párrafos larguísimos. Y ordenan nuestras ideas. Así las expresamos mucho mejor. Para nuestro cerebro es más fácil procesar un listado de 5 puntos, que un largo párrafo con 5 frases que intentamos conectar

Las listas son imprescindibles para indicar próximos pasos o una serie de acciones. Si quieres dar una explicación muy detallada, las listas no son la mejor opción. Pero el email tampoco sería el medio correcto para hacerlo (hablaremos en otro momento del uso de cada canal de comunicación).

Veamos con un ejemplo el poder de las listas:

Buenos días,

Disculpa, no podemos acceder al primer enlace tampoco, tenemos capado casi todo el entorno, el informático ha intentado darnos acceso muchas veces pero no se lo dan. Así que si nos la puedes enviar o subir al drive sería genial.

Por otro lado, cuando accedemos a la plataforma no vemos que el nombre de los apartados coincida con el de los bloques. Adjunto un pantallazo para ver si con esto que señalo en amarillo te refieres a los bloques, y que en cada uno querrías subir por un lado las características, que ya estarían subidas, en el segundo apartado la imagen asociada al bloque 2 que comentas en el email, y en el tercero la imagen asociada al bloque 3. Pero de esta forma, ninguna imagen iría acompañada por ningún texto, ¿es así? Disculpa tanta pregunta, pero como vamos tan justos de tiempo por trabajar sobre seguro.

Gracias

Habla de muchas preguntas, ¿pero has entendido algo? Vamos a hacer una pequeña lista para facilitar la vida al lector:

Buenos días,

Disculpa, no podemos acceder al primer enlace tampoco. Así que si nos la puedes enviar o subir al drive sería genial.

Tenemos una serie de dudas al acceder a la plataforma:

    • No vemos que el nombre de los apartados coincida con el de los bloques.
    • Adjunto un pantallazo para ver si lo señalado amarillo son los bloques referidos.
    • ¿Querrías subir por un lado las características y por otro las imágenes asociadas a cada bloque?
    • De esta forma ninguna imagen iría acompañada por ningún texto.

Necesitamos tu rápida confirmación para cumplir con los tiempos acordados.

Gracias

El contenido está más claro y estructurado. Nos falta algo de contexto de anteriores correos para entender la totalidad, pero el mensaje es más claro y fácil de entender. Sigamos, aún quedan puntos por mejorar.

5. Recorta frases que se repiten.

Es muy habitual ver emails con una frase al inicio y que se repite al final. El remitente quiere reforzar su idea. Pero es un error, añade confusión. Vamos con un ejemplo de un correo que parece corto, pero con frases repetidas:

Hola.

Muchas gracias por los ajustes y por la rapidez en hacerlos. Pero aún así necesitamos reducir más el presupuesto en Q3. Como os decía no tenemos permiso para invertir en medios en Q3, aunque nosotros queremos plantearlo porque entendemos que es bueno para la marca tener un mantenimiento mínimo durante esta etapa. Al igual que en diciembre, la inversión que debería quedar será pequeña también. El grueso de la inversión debe ser entre octubre y noviembre.

Un saludo y buen fin de semana.

Quitemos algunas frases a ver si sigue entendiendo igual.

Hola.

Muchas gracias por los ajustes y por la rapidez en hacerlos. [Lamentablemente] no tenemos permiso para invertir en medios en Q3, aunque queremos plantearlo porque es bueno para la marca.. El grueso de la inversión debe ser entre octubre y noviembre.

Un saludo y buen fin de semana.

Es un gran avance, y nuestros destinatarios lo agradecerán, sin duda. Pero todos estos correos son muy mejorables todavía. Hay un punto clave que no hemos tratado todavía. Y es el que va a llevar tus correos a un nivel superior. Porque, ¿tú sabes cuál era el objetivo de esos emails?

6. Redacta el email teniendo muy claro cuál es el objetivo que tienes.

Pensarás, y haces bien, que este debería ser el punto 1. Si no tienes claro qué quieres conseguir con tu email, fracasarás. Pero era importante construir una base para desarrollar.

Si necesitas una respuesta, o una acción, o una confirmación debe quedar claro. Y debes redactar el email desde el principio pensando en ese objetivo. Y no tiene por qué ser una acción por parte de tu destinatario. A veces querrás demostrar tus capacidades o como manejas una determinada situación. Perfecto. Tenlo en mente desde el momento en que piensas en ese correo. Este es el consejo más importante de todo el artículo.

7. No mezcles temas.

No es una rareza tuya. Nadie está cómodo con una cadena de emails que empieza a dispersarse con nuevos temas. Los objetivos iniciales se diluyen. La gente implicada no tendrá claro qué se espera de ellos.

Hazlo de forma educada, pero corta los desvíos en las cadenas de emails en las que participes. Y si es tu responsabilidad es mejor enviar dos emails distintos con dos temas u objetivos distintos que enviar solo uno para ahorrar. 

8. Añade los siguientes pasos y fechas.

Este consejo solo aplica si se espera una acción por parte del destinatario, o es un email resumen de una reunión. Pero es vital para aumentar la efectividad del email. Sé claro y conciso. Para generar una reacción debes detallar:

  1. Qué deben hacer los destinatarios
  2. Cómo deben hacerlo
  3. Cuándo deben hacerlo

El por qué es recomendable si no está explícito por vuestra relación profesional. Veamos un buen ejemplo de cómo añadir estos siguientes pasos y fechas.

Buenos días.

Estos son los siguientes pasos y responsables de cada etapa del proyecto:

    • Juan: Recopilar y compartir todos los informes de resultados de medios. A entregar 12/04
    • Juan: Actualización del Reporting Dashboard de la campaña. 14/04
    • Mara: E-mail comunicación de resultados a clientes y fuerza de ventas. 18/04
    • Mara: Planificación reunión de seguimiento. Última semana de abril.

Gracias.

Cada destinatario tiene claro lo qué debe hacer y cuándo. Así no dejarás lugar a la ambigüedad. ¿Pero qué ocurre cuando no tenemos un listado de cosas?

9. La llamada a la acción

Estás pensando en tu campaña de email marketing. Un gran botón con un enlace a tu web o e-commerce. Sí, eso es una llamada a la acción. Pero en tus emails formales de trabajo también debes introducirlo. Aunque no con un gran botón, debes redactarlo.

Hazlo al final del correo. Pide, con educación, lo que quieres. Qué debe hacer el destinatario y cuándo. Y si necesitas una respuesta debes hacer la pregunta correcta. Si la respuesta no puede ser un “sí” o “no” haz una pregunta de respuesta abierta.

Las preguntas de respuesta abierta empiezan por cómo, cuándo, qué o por qué. No se pueden responder con un monosílabo y requieren de desarrollo. Veamos un ejemplo:

Lamentablemente, los resultados de la campaña no han sido los esperados. Necesitaríamos trabajar en una solución. ¿Podríais pensar en algún plan de acción para revertir la situación? Gracias.

La situación es clara y está bien expuesta. Y no hay dudas en lo que solicitamos. Pero la respuesta natural para un correo así sería: “Sí, lo pensamos y os enviaremos algo cuando lo hayamos trabajado.” Esto no debería ser suficiente. Así podemos mejorarlo:

Lamentablemente, los resultados de la campaña no han sido los esperados. ¿Qué opciones tenemos para revertir la situación? Necesitamos una respuesta antes del viernes y poner en marcha el nuevo plan el 1 de marzo. Gracias.

El resultado final esperado es el mismo. Pero en el segundo ejemplo no dejamos espacio a la ambigüedad.

10. Redactar emails realmente buenos es clave para mejorar profesionalmente. 

Vale, esto no es un consejo. Pero tómatelo como tal. El correo es el medio de comunicación principal en el mundo de los negocios. La gente se hará una imagen fuerte sobre ti leyendo tus emails. Tus compañeros, tu jefe y los jefes de tus jefes. Los correos se reenvían y las cadenas pueden crecer e ir añadiendo nuevos destinatarios. Cuídalo mucho. Mostrará cómo de claro y organizado eres.

11. Sé educado, pero no en exceso.

Saludar, dar las gracias, pedir y no exigir, son normas básicas de educación. Pero a veces en el correo electrónico, podemos ser más directos. No maleducados, por favor. Puedes obviar algunas normas, pero no las destruyas. Estas son las normas para ser más eficiente sin perder la educación.

  1. No hace falta saludar en tus segundas o terceras respuestas en un email. En el primer email o la primera respuesta saluda, por supuesto. Luego ya no es necesario a no ser que haya pasado mucho tiempo desde el último correo.
  2. Dar las gracias. Si vas a enviar un email solo con un “Gracias” no lo envíes a todo el inmenso listado de destinatarios que tiene tu cadena. Es spam para ellos. Responde solo a la persona la que quieras agradecer. Si hay más contenido para añadir, es buena idea terminar (o empezar, nunca las dos) el email agradeciendo el trabajo de los demás.
  3. Pedir o exigir. No existe una norma escrita. Siempre que puedas solicita lo que necesitas con educación tal y como harías cara a cara con esa persona. En otras ocasiones te tocará exigir determinadas acciones. Hazlo, es tu cometido, pero sin perder la educación.

12. Deja el asunto y los destinatarios para el final

Esto es algo que posiblemente no hagas, y que te parecerá poco razonable. Pero es la forma óptima de hacerlo. A medida que escribes tus pensamientos se estructuran y conectan con otras ideas. Una vez que has redactado tu email podrás ver con más claridad quién debe estar implicado.

Esto te ha pasado alguna vez. Estás redactando un email largo y te das cuenta que una frase va dirigida a una persona que no has añadido antes en los destinatarios. Para no parar el ritmo de escritura no la añades. Terminas el email y le das a enviar. Cuando te das cuenta ya es tarde. Te toca enviar otro email para añadirle.

Con el asunto la situación es similar. Es el primer impacto al destinatario. Un asunto potente hará que abran tu email antes que los otros. Y sabes bien que la bandeja de correo se rige por la ley de la jungla. Solo los más fuertes son leídos. Dedícale un tiempo al asunto que exprese bien el objetivo que tenías en mente al redactar el email.

13. Revisa tu email siempre antes de enviar

¿Con el poco tiempo que tengo me estás pidiendo que relea todos los emails que envío? Sí, sin duda. Y cuando empieces a poner en práctica todos estos consejos es posible que tardes un poco más en redactar cada correo. Y re-leerlo es clave para identificar qué has hecho mal y qué podrías mejorar. Vuelve a leerlo y a re-escribirlo hasta que estés contento con el resultado. Hazlo más corto, elimina lo que se repite, asegúrate que el objetivo está claro. Repasa el asunto, los destinatarios y los archivos adjuntos. En muy poco tiempo ganarás velocidad e incrementarás mucho la calidad de tus emails.

Ya redactas mejores correos electrónicos.

Tienes a tu disposición todas las herramientas y conocimientos para crear emails realmente buenos. Tómate un descanso y la próxima vez que abras tu bandeja de correo revisa tus últimos emails. Vuelve a abrir estos consejos y comprueba cómo podrías haber redactado mejor esos correos electrónicos. Por muy bien que lo hagas, siempre hay espacio para la mejora.

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